A la hora de realizar una compraventa internacional hay que generar una serie de documentos fundamentales para poder importar o exportar los productos vendidos. Se trata del conjunto de facturas, contratos, impresos, etc. que van a estar presentes a lo largo de todo el proceso y que van a validar cada uno de los pasos.

La documentación que interviene en las operaciones de comercio internacional la podemos clasificar en tres grandes grupos, empezando por los documentos que hacen referencia a la propia operación de compraventa, los que tienen que ver con el modo en que la mercancía va a ser transportada y los que engloban los documentos y trámites aduaneros necesarios para que las mercancías entren o salgan de un país.

Cada uno de estos documentos tiene su relevancia y cumple una función específica. Algunos son responsabilidad de quien vende los productos, otros de quien los adquiere y otros, de terceros actores que intervienen en algún momento. Pero todos son necesarios para que la operación se lleve adelante. Por eso es importante conocer con detalle en qué consiste cada uno y preparar todo el papeleo necesario con antelación.

Los documentos comerciales son aquellos que están directamente relacionados con el acto de la compraventa de un producto. Son muy importantes porque van a acreditar quién es el vendedor, quién el comprador y qué bienes son los que se están adquiriendo, sus características, su procedencia, su precio… Toda esta información va a ser determinante a la hora de realizar posteriormente los trámites aduaneros. La información que reflejan va a acreditar la seguridad y legalidad de la operación y a fijar qué mercancía se presenta en aduana y determinar los impuestos y aranceles que se le aplicará.

Entre los documentos comerciales encontramos los siguientes:

FACTURA COMERCIAL: Es sin duda el documento más importante ya que sirve para acreditar la operación de adquisición de los bienes y para que el comprador satisfaga el pago de los mismos. Es un documento que emite el vendedor o exportador y que entrega al comprador o importador de la mercancía. Además, es el documento que se utiliza como base para determinar los derechos arancelarios aplicables en la aduana.

Para que una factura comercial sea considerada válida, debe contener una serie de información necesaria:

• Número de factura.
• Fecha de expedición de la factura.
• Nombre y apellidos o razón o denominación social tanto del vendedor como del comprador.
• Número de identificación fiscal del vendedor o exportador y del destinatario o importador.
• Domicilio del vendedor y del comprador.
• Descripción de la operación incluyendo cantidades, precio, características de los productos…
• Los impuestos que se deben aplicar en la venta al exterior de la mercancía.

Además de esta información obligatoria, también suele reflejarse en la factura la forma y el plazo de pago, el INCOTERM bajo el que se rige la operación, la clasificación arancelaria de los bienes a título informativo y el modo de transporte elegido.

Hay que tener en cuenta que la factura comercial debe ser conforme y acorde a la legalidad tanto en el país de origen de la mercancía como en el país de destino por lo que es importante conocer los requisitos que tiene que cumplir en cada uno de ellos.

LISTA DE CONTENIDO O ‘PACKING LIST’: Se trata de un documento de control, que genera el exportador, en el que se refleja el número de bultos, cajas o paquetes que forman parte de la expedición que va a ser enviada. Además, del número, aparece el peso unitario de cada paquete, el peso total de la expedición y las medidas de cada bulto. Todos los bultos que compongan el envío deben ir identificados con un número o referencia para poder ser chequeados de forma rápida.

La función del packing list es facilitar el control de todo el conjunto de paquetes que conforman el embarque y que figuran en la factura comercial. De este modo se agilizan los trámites tanto para el transporte como para el despacho aduanero.

CERTIFICADO DE ORIGEN: Este documento es el encargado de acreditar el lugar de procedencia de la mercancía. Se trata de un documento importante ya que sirve para que el importador pueda saldar ante la aduana de destino los impuestos o aranceles que se aplican a la mercancía en función de su lugar de procedencia.

En España, las Cámaras de Comercio son los entes encargados de emitir los certificados de origen para aquellas mercancías que van a ser exportadas fuera de la UE.

Para poder trasladar una mercancía de un punto a otro del globo terráqueo es necesario la intervención de un medio de transporte ya sea por vía terrestre, aérea, marítima…

Los documentos relacionados con el transporte sirven para dar validez a los contratos con las compañías de transporte según el medio seleccionado, acreditar quién es el propietario de la mercancía, cuáles son las responsabilidades de cada interviniente a lo largo del proceso y garantizar la seguridad de la operación.

Existen diferentes tipos de documentos en función del modo de transporte elegido:

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE MARÍTIMO O ‘BILL OF LANDING’ (B/L): Se trata del documento específico para las mercancías que se transportan por vía marítima. Este documento lo emite la naviera o su agente marítimo para hacer constar que se ha recibido la mercancía a bordo para ser transportada hacia el puerto de destino.

CONOCMIENTO DE EMBARQUE AÉREO O ‘AIR WAY BILL’: Es el documento válido en el caso de que las mercancías sean transportadas por vía aérea. Lo puede emitir la compañía aérea o un agente IATA (International Air Transport Association) autorizado.

CARTA DE PORTE POR CARRETERA (CRM): Es el contrato de transporte válido cuando la mercancía es trasladada por carretera. Lo emiten las empresas de transporte o transitarias para certificar que se ha recibido la mercancía para ser trasladada hasta su destino cumpliendo con unas condiciones que estarán especificadas en el propio contrato.

CARTA DE PORTE FERROVIARIO (CIM): Es el tipo de contrato para el transporte internacional por ferrocarril entre, al menos, dos países que se hayan acogido al convenio COTIF-CIM. Se emite de manera conjunta por el expedidor y la compañía ferroviaria.

Esta modalidad de contrato cubre todo el trayecto desde el punto de origen hasta el destino, incluso aunque se hayan atravesado diferentes países o se hayan utilizado trenes de distintas compañías ferroviarias.

CONOCIMIENTO DE EMBARQUE MULTIMODAL FIATA: Es el contrato que se utiliza para regular el transporte internacional multimodal bajo la responsabilidad de una compañía transitaria que pertenezca a la Federación Internacional de Transitarios FIATA, cuyo representante en nuestro país es la asociación FETEIA. Se conoce como Conocimiento de Embarque Multimodal FIATA o por las siglas FBL (FIATA Bill of Landing).

SEGURO DE TRANSPORTE: Otro de los documentos necesariamente vinculados con las labores de transporte es el relacionado con el seguro de los bienes transportados. En función del INCOTERM acordado entre las partes, será el vendedor o el comprador quien tendrá que hacerse cargo de su contratación.

Lo emiten las compañías aseguradoras para indemnizar, a cambio de una prima, al asegurado o a un beneficiario, en caso de la mercancía sufra algún daño o pérdida durante su transporte.

Existen dos clases de pólizas de seguro: la individual, que cubre a una determinada mercancía en un trayecto concreto; y la global, que cubre los riesgos de todas las operaciones durante un período de tiempo determinado.

Para realizar la entrada o salida de cualquier mercancía de un país es necesario cumplir con una serie de trámites aduaneros que legalicen la operación de importación o exportación. Y es que el despacho de aduanas no sólo sirve para responder a las obligaciones tributarias y arancelarias de las mercancías, sino que también es el mecanismo que garantiza la legalidad y seguridad de una operación asegurando el cumplimiento de los requisitos y limitaciones que cada país impone a los bienes que se van a introducir en sus fronteras o que van a salir de ellas.

Dentro de los procedimientos de aduana, encontramos diferentes trámites y documentos que hay que presentar a lo largo del proceso:

DOCUMENTO ÚNICO ADUANERO (DUA): Es el documento más importante que hay que presentar en cualquier operación de importación o exportación que se realice entre la UE y terceros países.

A todos los efectos tiene carácter de declaración tributaria y en base a ello se van a calcular los impuestos y derechos arancelarios a los que están sujetas las mercancías. Pero, además es el instrumento que sirve como información para la obtención de datos estadísticos, contables, de control, de liquidación… De modo que es muy importante la veracidad y exactitud de la información que contiene, ya que va a determinar el resultado final del despacho aduanero.

Existen dos tipos de DUA, el de importación y el de exportación, en función del tipo de operación de que se trate. En cualquiera de estas operaciones, la presentación del DUA tiene carácter obligatorio y debe de ir acompañado de los documentos de soporte necesarios para corroborar la información facilitada.

CERTIFICADOS ESPECÍFICOS: En función del tipo de mercancía del que se trate, existen otros documentos y certificados que es necesario obtener para poder realizar el despacho aduanero. Hablamos de certificados específicos en función de la naturaleza de las mercancías, como por ejemplo el AGREX para productos agroalimentarios, certificados de control de calidad SOIVRE, certificados fitosanitarios en el caso de productos vegetales, certificado CITIES para productos al amparo del Convenio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestre…

NÚMERO EORI:El EORI es un número que se utiliza para registrar e identificar a los operadores económicos de la UE en las operaciones de comercio internacional que estén sujetas a la legislación aduanera. La obtención del número EORI es un requisito obligatorio para todos los operadores que estén establecidos en el TAU ya que, sin esta identificación, no podrán llevar a cabo ninguna transacción comercial que implique trámites aduaneros. La finalidad del número EORI es facilitar las operaciones en aduanas y mejorar la seguridad de las mismas.

SISTEMA REX: El Sistema de Registro de Exportadores, conocido como Sistema REX es un método especial establecido en la UE destinado a permitir la auto-certificación del origen preferencial de una mercancía por parte de aquellos operadores que estén registrados dentro del sistema. Es un mecanismo creado por la UE para las operaciones de exportación con terceros países con los que existen Acuerdos Comerciales Preferenciales.

En conclusión, son muchos los trámites y documentos que acompañan a cualquier operación de importación o exportación. Llegar a conocer a fondo los requisitos y documentos indispensables en las operaciones internacionales es una tarea complicada y por eso contar con profesionales especializados resulta clave para facilitar el proceso.

En ADYCO somos especialistas en la gestión y operativa de los procesos aduaneros y asesoramos a nuestros clientes acerca de la documentación que requiere cada operación en concreto, dependiendo del tipo de mercancía, del país de origen o de destino, de la legislación en cada uno de los territorios, de acuerdos internacionales…

Además, nuestra acreditación como como Operadores Económicos Autorizados nos distingue como agentes seguros y fiables para todo el territorio de la Unión Europea.