La creación de la Unión Europea, a través del Tratado de Maastricht, supuso la apertura de fronteras entre los diferentes territorios que formaron parte de la Unión. El propio espíritu del tratado establecía la libre circulación tanto de personas como de mercancías entre los diferentes territorios.

Pero la creación de este mercado único, y la desaparición de las fronteras, provocó una carencia de información sobre lo que ocurría en el interior de la UE. Para solventar esta situación, surgió un nuevo sistema capaz de proporcionar los datos necesarios que tanto los órganos de gobierno de la Unión, como los propios Estados necesitaban: el Sistema Intrastat.

Intrastat es una normativa de la Unión Europea destinada a la realización de análisis económicos y estadísticos sobre el conjunto de las operaciones de comercio intracomunitario entre los países de la UE.

Su finalidad es contar con los datos necesarios para realizar análisis macroeconómicos para obtener una prospección de los mercados de la Unión Europea con la que, por ejemplo, desarrollar políticas comerciales, evaluar el impacto de las políticas económicas en determinados sectores, monitorizar el comercio interno, la toma de decisiones informadas, etc.

Para disponer de esta información, la normativa obliga a los operadores a registrar todos los datos que procedan de las operaciones de compraventa mediante la presentación de declaraciones periódicas. Estas declaraciones serán de carácter obligatorio si las operaciones de compra o de venta superan un cierto umbral de exención.

El Sistema Intrastat surge en 1993, coincidiendo con la creación del mercado único europeo, momento en el que se produce la desaparición de las fronteras interiores entre los países miembros de la Unión. Esta eliminación de fronteras llevó consigo la desaparición de las declaraciones de aduanas que era el sistema a través del cual los Estados recababan datos sobre las mercancías que entraban y salían de su territorio para conocer los flujos comerciales que mantenían con otros países. A partir de este momento, y para seguir teniendo un conocimiento del mercado interior, se creó la normativa Intrastat como fuente de estadísticas comerciales dentro de la UE.

El procedimiento que se utiliza en nuestro país para la recolección de datos en el Sistema Intrastat es la presentación de declaraciones periódicas a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

A pesar de responder a fines meramente estadísticos, la presentación de estas declaraciones es de carácter obligatorio para todos aquellos operadores económicos que superen un cierto umbral de facturación a lo largo de un año natural en operaciones de compra o de venta de bienes.

El umbral de exención que se fija para tener que presentar la declaración se revisa periódicamente y, actualmente, está fijado en 400.000€. Para ello se toma como referencia la base imponible a efectos del IVA.

Otra particularidad del Sistema Intrastat es que diferencia entre las operaciones de compra (declaración de introducción) y las operaciones de venta (declaración de expedición). Por lo tanto, el umbral de exención hay que tomarlo de forma independiente para las operaciones de introducción y de expedición. Es decir, que no se suman los importes de ambas. Por poner un ejemplo, un operador puede haber llegado facturar por las ventas de sus productos a los 450.000€ y haber gastado 120.000€ en compras desde el exterior. En este caso, el operador estará obligado a presentar la declaración de expedición al haber superado los 400.000€ pero no tendrá que presentar las de introducción por no haber llegado al importe mínimo.

Para el cálculo para determinar si se ha alcanzado el umbral, se toma el total de las operaciones que se hayan realizado en el año natural anterior al del ejercicio en vigor. Si en ese año se han superado los 400.000€, en compras o en ventas, el operador tendrá la obligación de presentar las declaraciones de forma mensual durante todo el año en curso.

Si, en el caso de que el año anterior no se ha ya alcanzado el umbral, pero durante el año en curso, la suma de las operaciones llegue a esos 400.000€, se deberá presentar la declaración a partir del mes en el que se alcance esa cifra y en los meses sucesivos hasta final de año. Por ejemplo, si en el mes de mayo un operador llega a los 400.000€ en sus ventas acumuladas a lo largo del año, es a partir de ese momento cuando deberá presentar la declaración de expedición, con las operaciones que vayan desde mayo hasta diciembre, pero no tendrá la obligación de presentar las correspondientes de enero a abril.

Una vez que se ha alcanzado el umbral de exención, el operador estará obligado a presentar la declaración de forma mensual, incluso en aquellos meses en los que no haya actividad, que deberá presentar una declaración sin operaciones (cero). En caso de no cumplir con esta obligación, el operador podrá ser sancionado económicamente.

Existen cuatro tipos de declaraciones Intastat:

Declaración con operaciones: se utiliza para declarar los datos de las operaciones tanto de introducción como de expedición.

Declaración sin operaciones: es la que hay que presentar en aquellos meses en los que no haya actividad.

Declaración rectificativa: se presenta en caso de tener que modificar algún dato de una declaración anterior. Debe contener el número de declaración y de la partida que se rectifica.

Declaración anulativa: cuando se quiere eliminar una declaración anterior presentada.

Las declaraciones Intrastat contienen los datos de todas las operaciones que se hayan realizado durante un período de referencia que está establecido en un mes natural.

El plazo máximo del que se dispone para presentar la declaración son 12 días naturales posteriores a la finalización del período de referencia. Es decir que, por ejemplo, para las operaciones correspondientes al mes de marzo, la fecha tope para presentar la declaración será el 12 de abril.

Todas las declaraciones se presentan de forma telemática a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria y deben contener todos los movimientos realizados en el período de referencia clasificados por partidas. En el caso de presentar un elevado número de partidas se puede adjuntar un fichero EDIFACT o un archivo DSV como soporte documental.

La obligación de presentar la declaración recae en el sujeto pasivo del IVA, ya sea una persona física o jurídica. También cabe la posibilidad de presentarla a través de un representante que debe estar previamente registrado y que actuará en nombre del declarante. En este caso suele ser frecuente utilizar a un representante aduanero, como es el caso de ADYCO, que incluimos esta labor en los servicios que prestamos para nuestros clientes.

Las declaraciones deben contener una serie de información que sea de utilidad para los fines para los que se ha creado el Sistema Intrastat. Entre los datos hay que incluir la identificación de los participantes de la operación, tanto del vendedor como del comprador, incluyendo su país de origen, así como el país de origen y de destino de la mercancía, además de la provincia española.

También, a efectos estadísticos, es necesario informar sobre las condiciones de entrega que hacen referencia al Incoterm que rige la transacción, el modo de transporte, el puerto de carga o descarga, el régimen estadístico (destino final, temporal, transformación…) e identificar la mercancía utilizando el código de nomenclatura combinada (NC).

Por último, hay que especificar la masa neta expresada en kilos, el importe de la factura y el valor estadístico de la misma. Para calcular el valor estadístico hay que tener en cuenta el valor de la mercancía más los gastos de transporte y de seguro hasta la frontera española. El valor estadístico se obtiene eliminando de la suma total de valor, transporte y seguro; la parte proporcional de transporte y seguro de la mercancía dentro del territorio español. Es decir, en el caso de las introducciones, desde su país de origen hasta la frontera española y, para las expediciones, desde la frontera española hasta el país de destino.